展示会に出展するにあたり、はじめての方だと相場が分からず、困ることがあります。
具体的な費用の内訳を確認し、コストダウンを目指していきましょう。
展示会出展にかかる費用は主に5つ
展示会の出展費用と一口に言っても、内訳を考えると5つ程度になることが分かります。
安く出展する方法の前に、出展費用について復習しておきましょう。
出展料金
出展料金は、展示会出展そのものにかかる費用です。展示会に使用するスペースによって変わる費用ですが、会場の場所や大きさに注意するようにしましょう。
使用するスペースの大きさの単位には、小間(コマ)、あるいはブースと言われるものが使われています。1小間は大体、3mx3mが一般的です。
出展料金には通常、小間(コマ)、もしくはブースの料金のみしか入っていないため、展示会出展にかかる費用全体としては一部でしかありません。
出展料金は、施設や展示会名称、主催社の違いなどで変わります。大きな会場であれば、20万円以上となる事も多いでしょう。
出展料金 比較例
| 出展施設 | 展示会 名称 | 出展料 概算額 |
|---|---|---|
| 東京ビッグサイト | 東京モーターショー | 約373,800円～ |
| 東京ビッグサイト | 東京インターナショナル・ギフト・ショー春 | 約501,200円～ |
| 幕張メッセ | 東京ゲームショウ | 約200,000円～ |
| 東京ドーム | ふるさと祭り東京 | 約375,000円～ |
| マイドームおおさか | 大阪勧業展 | 約60,000円～ |
| インテックス大阪 | 食博覧会・大阪 | 約600,000円～ |
出展料金 条件変化例
| 出展施設 | 東京ビッグサイト |
|---|---|
| 主催社 |
一般社団法人 日本産業車両協会 一般社団法人 日本物流システム機器協会 公益社団法人 日本ロジスティクスシステム協会 一般社団法人 日本能率協会 |
| 展示会 名称 | 国際物流総合展 |
| 出展料(主催団体会員・1ブース目) | 407,000円 |
| 出展料(主催団体会員・2ブース目以降) | 352,000円 |
| 出展料(会員外・1ブース目) | 484,000円 |
| 出展料(会員外・2ブース目以降) | 418,000円 |
搬入・搬出費
ブースに展示会用のカタログや機材などを持ち込むのは、物量もあってかなり大変です。
社用車やレンタカーに積み込んで持ち込む、可能なところまで配送業者に運んでもらうなど、ケースバイケースで費用がかかります。
展示会場によっては、中まで配送業者が入ってくれない事もあるため、事前の確認も忘れないようにしましょう。
ブースの施工・設備費用
床面工事や壁面工事、電気工事によるコンセントの確保などが必要ないかもよく確認しておきましょう。
出展費用に含まれている場合もありますが、ブースの施工がされていないと、出展に大きな制約が出てしまいます。
施工費用の一般的な相場は10万～30万円です。
もちろん、ブースに案内用のモニターやディスプレイ、商談用にiPadなど、出展内容に合わせた用意も必要です。
機材を自社で用意するのが難しい場合や、展示会のためだけに購入するわけにはいかない企業も多いため、カリナイトのようなレンタルサービスを利用するのも良いでしょう。搬入・搬出やブースの装飾の関係もあり、施工会社と合わせてレンタルサービスを検討する企業も増えています。
ブースのデザイン・装飾費用
ブースの装飾なしだと目立たず、中々ブースに入ってもらえない事もあります。
特にブースを大きく確保できた場合の本気の展示会では、装飾に力を入れる企業が多いでしょう。
ブースの装飾は「デザイン・施工会社」に依頼する形となります。依頼の際は、過去の実績などを確認し、任せて安心な施工会社を選ぶのがおすすめです。
ブースのレイアウトデザインと基本設計で10万～50万円。装飾で20万円～100万円ほどかかるケースが多いようです。
ブース運営費用
展示会にブースを出すに当たり、スタッフや営業担当など、来場者を待たせないように手配しておく必要があります。
展示会用のユニフォームを用意する場合や、事前にマニュアルを用意するなどで意外なコストがかかる事もあるでしょう。
大手企業などが展示会に出展する際、コンパニオンを採用するケースもあるようです。
集客費用
展示会場にブースを出すだけでもかなりの金額が必要となりますが、「集客費用」も重要です。
どれほど有名な展示会に出展しようとも、出展する事を色々な手段で告知しておくのが展示会の出展常連企業の常識です。実際の展示会に思ったほど来てもらえない事はよくあるようで、展示会に力を入れている企業ほど気をつけています。
SNSでの告知だけでなく、メールや案内状の郵送による招待や来場記念品の用意など、様々な集客手法があります。展示会に合わせたスペシャルサイトを立ち上げる企業もあるので、目的に合わせてしっかりと集客も考えておくと良いでしょう。
出展料金以外で費用を抑える
展示会への出展にあたり、トータルで見ると100万円を超える出展費用がかかる事もあります。
費用を抑えたい場合、減らすこともなくすこともできない出展料金以外に着目するようにしましょう。
相場や見積を元にコストカットできる所を探す
費用を抑えることができるかどうかは、相場や実際の見積例を元に確認すると良いでしょう。
こだわった展示ブースはどうしても高額となりやすく、こだわらないにしても相場を考えれば限度があります。あまりに安すぎる場合、必要な工程を省いているなど、品質の不安が疑われます。
施工会社への依頼相場
| ブースのサイズ | 相場 |
|---|---|
| 1小間の簡易ブース | 約60万円〜90万円 |
| 3小間から4小間のブース | 約180万円〜300万円 |
施工会社からの見積例
| 費用 | 金額 | 補足説明 |
|---|---|---|
| 床工事 | 8万円 | |
| システム工事 | 16万円 | |
| 電気工事 | 18万円 | |
| 管理費 | 15万円 | デザイン費・施工管理など |
| 構成費 | 42万円 | |
| 備品レンタル | 36万円 | カリナイトなどからレンタルで削減可能 |
| 合計金額 | 135万円 |
自社で対応できる部分を明確化して、費用を抑える
自社で補える部分と、外注に頼る必要がある部分を明確化することで、出展にかかる費用を抑える事が可能です。
外注に関しては、社内で依頼したい内容を話し合い、良いサービスを探すのがおすすめです。
基本の施工と機材手配は社内対応とすることが難しいため、最低限の外注として検討すると良いでしょう。
自社で対応できる部分の例
- 電気工事後の機器接続・設定
- ブース内の一部装飾
- 展示会の効果検証の業務
- 集客業務の外注
外注
- 機材のレンタル業者
- 施工会社
よくわからない場合は、施工会社に話してしまっても良い
よくわからない場合は、良さそうな施工会社を選ぶことに注力しても良いでしょう。というのも、色々な業者に個別に依頼すると、逆に高額となってしまう事もあるためです。
実際、カリナイトには施工会社からのレンタル依頼も多くあります。
もちろん、お好きな施工会社とカリナイト、2ヶ所で依頼をする方も見受けられます。見積や請求を分けたい場合などは、個別に依頼も良いでしょう。
重要なのは、展示会のイメージをある程度決めて話を持っていく、ということです。展示会のレイアウトを作るにあたり、完成像のイメージを持つことがポイントとなります。完成像がしっかりとしていることで、施工会社からの提案や、レンタル会社からの備品提案が最適なものとなるでしょう。
不足があれば施工会社から確認してもらえる事もあるかと思いますが、しっかりと思いを伝えることをおすすめします。
依頼の際に分かる範囲で用意しておく情報
- ブースのコマ数、配置予定などの情報
- 什器、備品、配布物など使用予定の物品情報
- 展示会で出展予定の物やサービス、テーマの情報
- キャッチコピーやテーマカラーなど、目立たせるための特徴となる情報
- 展示台からの商談など、動線と目的(ゴール)のイメージ
- ターゲットとなるバイヤーの設定情報
カリナイト
