成功する展示会には、抑えておくべきポイントがあります。
まずは展示会準備の基本を確認しておくのはいかがでしょうか？
出展目的は大きく分けて3つある
展示会に出展する上で最も重要なのは、出展目的を明確にすることです。出展目的を明確にしておくことで、想定される来場者に対する準備や提供すべきことが見えてきます。
大きく分けて3つある出展目的を把握し、自分の出展目的を確かめておきましょう。
商談直結型
その場で商談し、受注につなげる営業活動を実施する目的です。
効果検証しやすく、事前集客次第で成果に差が出ます。主催者や展示会に頼らず、事前の商談予約で来場者数を確保しておくのがおすすめです。
また、事前に商談を行う営業の人数を確保しておき、自社のブースに入ってもらえる工夫も心掛けるようにしましょう。
工夫としては、商品の実演展示以外にも、カリナイトでレンタルすることができるモニターやディスプレイで、自社で作成した商品紹介動画を流すのもおすすめです。映像の出力は、メディアプレーヤーやノートパソコンで行うことで、モニターの動画再生機能に頼らずに済むため、一考の価値があるでしょう。
リード獲得型
リードとは、営業対象となる「見込み客」のことを意味します。
展示会の限られた時間の中で多くのリードを獲得するには、スタッフ配置や役割分担に加え、接客時間の短縮が重要となります。マニュアルの整備でも接客時間は短縮できますが、機材の準備に力を入れておくのも良いでしょう。カリナイトではノートパソコンをレンタルしていますので、スムーズなデータ入力に活用してはいかがでしょうか？
見込み度の判別や記録ルールを取り決めておくと、効果検証がしやすくなります。事後フォローの施策を準備しておき、タイミングよく施策を実施できれば、商談の機会に恵まれます。
認知獲得型
社名やブランド、製品やサービスといった認知度向上の目的です。
基本として、コーポレートカラーや製品のイメージカラーが出展ブースと一致すると良いでしょう。装飾や配布物は共通したテーマで統一し、メッセージ性のあるブースにすることで来場者の記憶にも残りやすくなります。
WEBの露出だけで不十分な場合は、展示会に出展することで大きく認知度アップを狙うことができるでしょう。
利益に直結しないため、商談直結型やリード獲得型を目的に選ぶ企業が増加傾向にあります。
出展物のメッセージと目標設定をしよう
出展物はターゲットとなる業種、職種や役職などによって訴求内容、コンセプトを考える必要があります。
単体の製品やサービスをメインの事業としている場合でも、ターゲットに合った機能や事例、解決したい問題を考慮すると良いでしょう。
目的に合わせたターゲットの確認
出展目的3つの内、決めた目的に沿ってターゲットを考えるようにしましょう。あれもこれもと欲張ると目的もターゲットもぼやけてきます。
ターゲットの業種、職種や役職や業務内容などを考慮して、プランニングが必要です。
一貫性のあるメッセージを作る
ターゲットに合わせて訴求するメッセージは、簡潔である必要があります。多数の企業が参加する展示会では、「出展内容」「出来ること」などがぱっと見で伝わらなければブースに入ってもらうことは難しいでしょう。展示会では「会場だからこその価値」を提供することも重要になってきます。「出展内容」「出来ること」などが、来場者の求めている情報と一致するかも気をつけましょう。
他にも、下記のような点に注意が必要です。
- 数字が訴求内容に含まれているか？
- 強みや売りが記載されているか？
- 顧客の問題や成功事例が含まれているか？
具体的な目標を設定する
目的を決めて、ターゲットやメッセージの設定が済んだなら、数値化可能な目標を作ることができるでしょう。例えば「商談直結型」であれば、商談件数や成約件数。「リード獲得型」であれば、商談1件あたりの平均商談時間や見込み客数。「認知獲得型」なら、会員登録数や名刺交換枚数などが目標となるでしょう。
成果を見える化することで、今回の展示会の評価はもちろん、次回の展示会の課題を見つけることも容易となります。ターゲット設定、メッセージ設定も数値としてしっかり確認しておくと、次回の展示会での成果向上につながります。例えば、ターゲットとなる業種が何社合ったのか、そのうちの成約件数はいくつか。メッセージに反応があったのは何社かも確認しておくと良いでしょう。
展示会場は大きく分けて4つから、目的に合わせて選定
合同展示会
展示会で最もよくイメージされるのが、合同展示会です。
幕張メッセや東京ビックサイトなど、大型展示場で一つのテーマに合わせて複数の関連企業が出展するため、規模が大きいものが多いのが特徴です。
テーマに興味のある来場者が集まるためターゲットを絞りやすく、出展戦略も立てやすいでしょう。
市場の情報収集をする同業者も集まる傾向にあり、他社のリサーチもしやすいため、協業相手を見つけるのにも向いています。
動員催事・セール展示即売会
実際に商品を売買することを目的にするのが、動員催事や展示即売会です。
法人よりは個人を対象としているものが多く、新商品の反応のサンプリングなど、プロモーションやマーケティングに利用する企業も見受けられます。
プライベートショー
一企業が単独で開催するのが、プライベートショーです。自社の技術やサービス、メッセージが出展に盛り込まれ、主催企業自身が来場者の集客を実施するのが特徴です。
開催に当たり、会場そのものの準備や各種宣伝、印刷物の制作など主催企業の負担は大きい傾向にあります。
展示会よりイベントでよく見られる手法で、自社のファンの獲得や満足度向上で企画されることが多いでしょう。
セミナーやステージなどが行われることも多く、オリジナリティが求められます。
パブリックショー
パブリックショーは、一つのテーマを元に行われる点は合同展示会と同じですが、内容と運営方法が異なります。
パブリックショーは一般的に「ビジネスデー」と「一般デー」に分かれており、新商品や特定ジャンルの商品などが出展されます。
東京おもちゃショーやコミックマーケットのように、「一般デー」では入場料が主催者の収入となる特徴もあります。
ブースのサイズ（小間数）と配置を最適化する
ブースのサイズと配置は様々な方法で決定されます。
大きく分けて、3つの方法のいずれかで決まると考えてよいでしょう。
- 抽選で決まる場合
- 出展者自身が決める場合
- 主催団体側が決める場合
自分で決める事ができない場合もありますが、基本的には支払う金額次第でブースのサイズと配置は良いものを用意してもらえます。
予算と展示会の目標をよく検討の上、適切なサイズと配置を探りましょう。早いもの勝ちで決められてしまうこともあるため、場合により判断を急ぐ必要もあります。
ブースのサイズは狭くても十分な場合が多い
ブースのサイズ(小間数)は狭くても、集客面では問題ない場合が多く、あくまでも予算や展示会の目標に沿って設定することが重要です。
具体的には、下記のような点に注意すると良いでしょう。
- 展示物を置く場所は十分か
- 商談場所に困ることはないか
- スタッフ数とバランスが悪く、ブースに入りづらい印象を与えないか
ブースの配置の選択基準は4つ
ブースの配置を決めるポイントは4つあり、ポイントに沿った配置を選ぶことが成果向上につながります。
いずれのポイントも、人の流れが多い事が特徴です。
- 広い通路に面した場所
- 多くの方向から見える場所
- 入口や出口に近い場所
- 近場に大手のブースがある場所
以上のような人気のある配置はすぐに埋まったり、価格設定が高かったりすることがあるため、予算や展示会の目標に合わせて選択することも重要です。
ブースの施工業者や機材レンタル事業者を選定
展示会のブースが決まったら、ブースの施工を行う業者や、ブースに設置する機材のレンタル事業者を選ぶと良いでしょう。
自社で全て行う会社は非常に稀で、失敗を避ける意味でもプロにお任せする人が大半です。
施工会社
展示会ブースの施工会社は、低コスト、かつ短納期で依頼ができるかどうかが選定基準になります。
ブースデザインのパッケージを用意している施工業者は多く、パッケージから選ぶだけでブースが完成する場合もあります。
問題となるのはブースに使用する設備で、モニターやiPadなどの機材は施工会社で持っていないか、用意してもらえても高額となることがあります。
また、施工専門でない施工会社では展示会の企画からやってくれるところもあるようです。
機材レンタル会社
展示会の設営にあたり、施工会社でなくても手配可能な機材は「機材レンタル会社」に頼むと良いでしょう。
例えば、「カリナイト」であれば、機材レンタル会社の中でも最も低コストでレンタルが可能なため、予算に余裕を持たせることが可能です。
モニターやiPad、音響機材など、多数の商品があるため、まとめて依頼できる事もポイントになります。
デザイン会社
予算と展示会の目的次第では、ブースのデザインもプロに依頼した方が良いでしょう。
施工会社のデザインパッケージでは、メッセージが上手く伝わらないことがあるためです。
強いインパクトや意図したメッセージを盛り込むことが可能ですが、デザイン会社選び次第となります。
展示会のデザイン経験があるかどうかを選定基準にすると良いでしょう。
印刷会社
展示会で必要なパンフレット・カタログ・会社案内・チラシなど、販促に必要なもの全般を印刷会社にお願いすることは、展示会の目的次第では必須となります。
印刷会社ではデザインをしてもらえない場合もあるので、印刷品質や納期対応に加え、他社と連携してもらえるかどうかも選定基準になります。もちろん、展示会のデザイン経験がある印刷会社であればワンストップで対応してもらえて選びやすい会社と言えます。
ブースの装飾・設営を来場者目線の3ポイントで考えよう
施工業者や機材レンタル会社が決まったら、具体的なブースの装飾・設営について考えていきましょう。
来場者目線の3ポイントを意識することで、展示会の成功に一歩近づきます。
来場者の導線がぶつからないよう配慮する
来場者の導線を考えてブース設計をすることは、展示会成功に不可欠です。
例えば、入口と出口を分けることで流れが生まれ、後から来た人が入りやすくなります。
また、伝えたい情報は入口に、パンフレットなどの配布物は出口に配置することで手にとりやすくなるでしょう。
来場者にメッセージが伝わるレイアウトを意識する
展示会場では多数の会社が出店しているため、一瞬で扱っている商品やメッセージなどが伝わらないと埋もれてしまいます。
商品名やメッセージ、会社ロゴなどの伝えたい重要な情報は来場者の視線の少し上など、目立つ位置に配置することが重要です。
商品やサービスの配布を工夫する
商品やサービスの配布は工夫次第で、受け取ってもらえるる可能性がぐっと上がります。
来場者は複数のブースを見て回ることで、大量の配布物を受け取ることが多くなっています。
荷物にならないよう、配布物は出口でまとめて渡すのがおすすめです。
ノベルティを兼ねた安価な手さげ袋を用意する、コンパクトな配布物にWebページで詳細な情報を見るためのURLやQRコードを付与するなども良いでしょう。
出展告知は早めに取り掛かろう
展示会の準備に並行して、告知を忘れず行うようにしましょう。
いくら良い商品やサービスであっても、展示会の来場者は事前の知識なく来ることも多く、チャンスがつかめないこともあるようです。
展示会が始まる前から、すでに集客は始まっていると言っても良いでしょう。具体的な告知方法は、4つあります
Webサイトを使った告知
自社のWebサイトや宣伝をしてくれる協業他社での告知は、最も簡単でコストも低く始められます。
可能であれば、展示会出展専用ページを用意し、アクセス情報から分析を行うことで展示会当日に役立つ情報が得られます。
SNSを使った告知
自社の公式SNSを持っているなら、SNSで告知投稿を行いましょう。商品紹介の動画や画像があれば、一緒に掲載すると効果的です。
SNSの種類によっては、反響も見ることができ、展示会自体にも役立ちます。
ダイレクトメールを使った告知
ダイレクトメールを使った告知では、出展目的に沿った適切な顧客にだけ送付すると良いでしょう。
ターゲットを絞らない方法では、無意味となるどころか悪印象を与える可能性もあります。
ダイレクトメールは展示会のイメージが掴めるものになるようにし、メールマガジンも組み合わせると効果が高いようです。
富士フィルムと日本郵便、早稲田大学が行った研究では、メールマガジンとの相乗効果で注文数が4倍に増加しています。
広告を使った告知
展示会の予算や目標次第ではありますが、Web広告やテレビ広告で告知する方法もあります。
広告は告知の方法としては特にコストがかかるものではありますが、元々広告を出しているなら、一時的に差し替えを行うなどの工夫も考えられます。
最後に、展示会でよく使われる定番商品5つをご紹介
カリナイトでレンタルしている商品の中でも、人気のあるものをピックアップしてご紹介します。
以下の5つの定番商品の他にも、カリナイトでは複数のレンタル商品を取り扱っています。
また、レンタルいただいている顧客の要望により、続々追加中です。
モニター
32インチから65インチまで、幅広いサイズの商品をラインナップしています。メーカーも複数取り扱っているため、目的に合わせて選ぶことができるでしょう。
iPad
iPadは展示会場でのお客様への説明や情報入力、動画コンテンツを流すなど、幅広い用途でお使いいただいています。
レンタル数量次第ではすでにレンタルされていて承ることが難しい場合もございます。
数量が多い場合には、早めに余裕を持って依頼するのがおすすめです。
音響機材
出展内容にもよりますが、会場の音に負けないよう、ブースの音にも配慮が必要です。
カリナイトでは、プレゼンテーションにも使えるマイク付きの音響機材も取り扱っています。
ノートパソコン
カリナイトでも取り扱いを開始したノートパソコンは、モニターへの動画の出力やアプリのインストールなど、使い勝手がよく便利です。
Officeをインストールしての出荷もオプションとして用意しています。
各種変換コネクター
カリナイトでは、HDMI変換アダプターやHDMI分配器など、会場で必要となる小物も取り扱っています。
モニターやiPadなどと一緒にセットレンタルされる方も多くいらっしゃいます。
カリナイト
